よく、会議の内容が形骸化しているとか、無駄なミーティングが多いといった意見が出ます。そこで、今回は私が考える会議の意味について説明したいと思います。
常々、私は会議には2種類あると思っています。
まず、意見を出して、何かを決めるための会議です。
これは回覧板などのツールを活用して、事前に皆さんの意見を書いておいてもらい、発表してもらい、そこから多い意見や目につくもの、有効だと思う意見にしぼり、方向性を決めていきます。最初はなるべく、真っ白な意見を皆さんに出してもらい、否定しないで話を聞くことが重要です。最後は、意見を戦わせながら熟考し絞っていきます。１回で決まることはなかなかないので、数回実施します。
もう一つは、お披露目や確認、コンセンサスを取るための会議です。
普段、当社の中で実施されている会議の殆どは、このお披露目と確認、コンセンサスのための会議です。
この会議では、同じアジェンダで、きちんと予定通りことが進んでいるか？状況は好転しているか？問題は発生していないか？などをチェックし、参加者のコンセンサスを取ることが目的です。
この会議で重要なのは、アジェンダです。
私がいつも心がけていることは、忘れ物をしていないかどうか？です。
私は会議の意味は、資料の整備だと思っています。会議があるから、担当者は準備のために整備しています。会議があるからこそ、資料は鮮度を保ち、体裁が整います。恐らく会議がなければ、すぐに資料は陳腐化していくでしょう。
重要な数値を把握するためには、資料の経年変化が重要です。アジェンダからいつのまにか消えていると、資料も陳腐化してしまいます。それを防ぐためには、忘れ物がないか？のチェックが重要です。
ただ難しいのは、会議の内容は常に変化し、重要なことも毎日変わっていくため、全部をさらっていると、すぐにアジェンダが一杯になってしまいどんどん長くなってしまいます。どこかで線引きをして、定期的に中味を見直していかなければなりません。
会議の責任者は、常に新しく、かつわかりやすく、簡潔で無駄がなく、忘れ物がないアジェンダを作成しなければなりません。
以前、毎日特売というサービスをやっていた時、価格ドットコムの穐田さん(菊川怜の元旦那）が株主で、週一の会議を仕切ってもらっていました。会議を見学させてもらったのですが、穐田さんがアジェンダを決めて、毎週重要なことを担当者から発表してもらい、経年変化をしていきつつ、目標を達成させる、という手法がとても勉強になりました。
そのやり方をとり入れています。
その時に言われたのが、会議のエクセルの資料を見れば、大体その会社のレベルがわかる、ということです。
プログラムを使わなくも、会議用の資料はエクセルで十分で、その作りこみ具合を見れば、その会社のレベルがわかる、というものです。今のPVとUU、回遊率などの折れ線グラフは当時のものをそのまま使っています。前月対比や前年同月の対比の考え方も、穐田さんから教えてもらったものです。
会議用の資料は、まず情報が散らばっていないこと。それだけ見れば、状況が把握できるようなものにすること。メンバー全員でそのエクセルを共有すること。経年変換して精度を上げていくこと。会議用の資料はこういった条件をクリアしていることを心がけています。
先日、助成金やBSに作成してもらった黒字化リストは、正にこの考え方を体現化したものです。
会議を仕切ることの多い人は、次の３点について気をつけて下さい。
・何の会議か？をきちんと把握しておく
意見を出して新しいことを決める会議なのか？状況把握なのか？会議の意味を事前に明確にしておく。企画会議なら、事前に回覧板をアップして参加者に意見をだしておいてもらうようにする。
・アジェンダが重要
アジェンダは常にブラッシュアップしておく。忘れ物がないか？をチェックする。項目ごとに担当者を決めて、スムーズに発表できるようにしておく。アジェンダは事前に参加者に送っておく。
・資料整備を意識する
会議の意味として資料整備があるということを事前に理解しておく。会議用の資料は簡潔に、わかりやすく、情報が集約されて、全員に共有されることが重要です。資料の精度を上げていくことを意識する。
以上です。今後の参考にして下さい。
